Leitfaden

DSGVO und AI Act: Wie man künstliche Intelligenz mit Dokumenten nutzt, die personenbezogene Daten enthalten

Was die europäischen Regeln sagen, wenn eine Kanzlei oder ein Unternehmen ChatGPT, Copilot, Gemini oder andere KI-Assistenten für Verträge, Befunde, Akten und Personalunterlagen einsetzt. Und welche konkreten Maßnahmen das Risiko senken.

Von Luciano Di Lauro · Veröffentlicht am 25. September 2026 · Lesezeit: 10 Minuten

Kurz gesagt

Ein Dokument mit personenbezogenen Daten in eine KI einzufügen, ist eine Verarbeitung im Sinne der DSGVO und oft eine Offenlegung gegenüber einem externen Anbieter.
Der AI Act ersetzt die DSGVO nicht, er ergänzt sie. Für Organisationen, die KI einsetzen, gilt bereits für alle die Pflicht zur KI-Kompetenz des Personals.
Die wirksamste Maßnahme ist die Datenminimierung: personenbezogene Daten entfernen, bevor der Text das Modell erreicht, durch Anonymisierung oder Pseudonymisierung.
Ein pseudonymisiertes Dokument bleibt personenbezogen; ein wirklich anonymes fällt nicht mehr unter die DSGVO.

1. KI auf ein Dokument anzuwenden, ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten

Nach der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) ist „Verarbeitung“ jeder Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, einschließlich Abfragen, Offenlegen oder Bereitstellen (Art. 4 Nr. 2). Wenn ein Mitarbeiter einen Vertragsentwurf mit Namen, Steuernummer und IBAN eines Mandanten in einen KI-Assistenten einfügt, verarbeitet die Organisation diese Daten und legt sie dem Anbieter des Dienstes offen.

Daraus ergeben sich konkrete Fragen, die der Verantwortliche beantworten können muss:

Rechtsgrundlage (Art. 6) und bei besonderen Kategorien wie Gesundheitsdaten eine Bedingung nach Art. 9.
Rolle des Anbieters: Auftragsverarbeiter mit einem Vertrag nach Art. 28 oder eigenständiger Verantwortlicher, der die Daten für eigene Zwecke nutzen darf.
Übermittlungen außerhalb der EU (Kapitel V): Viele KI-Dienste verarbeiten Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums.
Transparenz gegenüber den betroffenen Personen (Art. 13 und 14) und Speicherfristen für Prompts und Antworten.
Berufsgeheimnis: Für Anwälte, Notare, Steuerberater und Gesundheitspersonal eine Pflicht, die zur DSGVO hinzukommt.

2. Die konkreten Risiken für eine Organisation

Das Hauptrisiko ist nicht theoretisch: Es ist die alltägliche, oft nicht genehmigte Nutzung kostenloser oder privater KI-Werkzeuge durch Beschäftigte. Ohne Regeln verlassen personenbezogene Daten die Organisation unsichtbar und ohne Spur.

Kontrollverlust

Ein gesendeter Prompt lässt sich nicht zurückholen. Der Text kann je nach Dienst und Einstellungen gespeichert, vom Anbieter geprüft oder zur Verbesserung der Modelle verwendet werden.

Verstöße und Bußgelder

Eine Verarbeitung ohne Rechtsgrundlage oder angemessene Garantien setzt die Organisation den Geldbußen nach Art. 83 DSGVO und Beschwerden von Mandanten und Betroffenen aus.

Reputationsschaden

Für eine Kanzlei kann die Nachricht, dass Mandantendokumente in einem externen KI-Dienst gelandet sind, teurer sein als jedes Bußgeld.

Kontraproduktive Verbote

Ein KI-Verbot verlagert das Problem oft nur auf private Geräte. Die Nutzung sicher zu machen ist wirksamer, als sie zu verbieten.

3. Anonymisierung und Pseudonymisierung: der entscheidende Unterschied

Die beiden Begriffe werden oft verwechselt, auch von Anbietern. Nach der DSGVO haben sie sehr unterschiedliche Folgen.

	Pseudonymisierung	Anonymisierung
Definition	Die Daten können ohne zusätzliche Informationen, die gesondert aufbewahrt und geschützt werden, keiner Person mehr zugeordnet werden (Art. 4 Nr. 5)	Die Daten beziehen sich nicht mehr auf eine identifizierte oder identifizierbare Person, unter Berücksichtigung der Mittel, die vernünftigerweise genutzt werden könnten (Erwägungsgrund 26)
Gilt die DSGVO?	Ja: Es bleiben personenbezogene Daten	Nein: Anonyme Daten fallen nicht unter die Verordnung
Umkehrbar?	Ja, mit dem Zuordnungsschlüssel	Nein
Beispiel	„Mario Rossi“ wird zu `[PERSONA_001]`, und die Zuordnung wird in einer verschlüsselten Datei aufbewahrt	Wie links, aber die Zuordnungsdatei wird gelöscht, und der übrige Text lässt keinen Rückschluss auf die Person zu

Pseudonymisierung führt nicht aus der DSGVO heraus, die Verordnung nennt sie aber ausdrücklich als Maßnahme des Datenschutzes durch Technikgestaltung (Art. 25) und der Sicherheit der Verarbeitung (Art. 32). Der Europäische Datenschutzausschuss (EDSA) hat ihr 2025 eigene Leitlinien gewidmet (Leitlinien 01/2025 zur Pseudonymisierung).

Für die KI-Nutzung ist der Vorteil praktisch: Das Modell erhält einen Text, in dem Personen durch konsistente Platzhalter ersetzt sind, und kann so weiter nachvollziehen, wer was getan hat, doch der Anbieter erhält keine Namen, Steuernummern, IBAN oder Adressen. Bei Bedarf lässt sich die Antwort am Arbeitsplatz wieder den echten Daten zuordnen.

Vorsicht bei Quasi-Identifikatoren. Auch ohne Namen kann eine Kombination von Details, etwa ein seltener Beruf, ein kleiner Ort und das Datum eines Ereignisses, eine Person identifizierbar machen. Deshalb bleibt die menschliche Prüfung des anonymisierten Textes unerlässlich.

4. Was der AI Act von KI-Nutzern verlangt

Die Verordnung (EU) 2024/1689, bekannt als AI Act oder KI-Verordnung, ist am 1. August 2024 in Kraft getreten und gilt schrittweise. Sie stuft KI-Systeme nach Risiko ein und unterscheidet zwischen Anbietern, die die Systeme entwickeln, und Betreibern, also Organisationen, die sie in ihrer Tätigkeit einsetzen. Eine Kanzlei oder ein Unternehmen, das einen KI-Assistenten beruflich nutzt, ist in der Regel Betreiber.

Ab	Was gilt	Bedeutung für KI-Nutzer
2. Februar 2025	Verbotene Praktiken (Art. 5) und KI-Kompetenz (Art. 4)	Wer KI nutzt, muss über angemessene Kompetenzen verfügen: Schulung und interne Regeln
2. August 2025	Pflichten für Anbieter von KI-Modellen mit allgemeinem Verwendungszweck und Sanktionsregelung	Mehr Transparenz der Anbieter großer Modelle
2. August 2026	Der Großteil der übrigen Bestimmungen, darunter Transparenzpflichten (Art. 50) und Regeln für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III	Besondere Pflichten für Nutzer von Hochrisiko-Systemen, etwa in Beschäftigung, Kreditvergabe oder grundlegenden Diensten
2. August 2027	Hochrisiko-Systeme in regulierten Produkten (Anhang I)	Vor allem für Hersteller relevant

Die europäischen Institutionen haben Änderungen am Zeitplan einiger Fristen erörtert, insbesondere für Hochrisiko-Systeme. Prüfen Sie den aktuellen Stand immer in den offiziellen Quellen am Ende dieser Seite.

Zwei Punkte werden oft missverstanden:

Der AI Act ersetzt die DSGVO nicht. Die Verordnung stellt selbst klar, dass das Datenschutzrecht weiterhin gilt (Art. 2 Abs. 7). Wer KI mit personenbezogenen Daten nutzt, muss beide einhalten.
Ein allgemeiner Assistent ist nicht per se „hochriskant“. Das Risiko hängt vom Verwendungszweck ab: Dasselbe Werkzeug kann beim Zusammenfassen eines Vertrags risikoarm sein und in eine regulierte Kategorie fallen, wenn es etwa zur Auswahl von Bewerbern dient.

Für Betreiber von Hochrisiko-Systemen sieht der AI Act unter anderem menschliche Aufsicht, die Kontrolle der Eingabedaten in ihrem Verantwortungsbereich und die Nutzung der Anbieterinformationen für die Datenschutz-Folgenabschätzung vor (Art. 26). Die Logik ist dieselbe wie bei der DSGVO: Je weniger personenbezogene Daten ins System gelangen, desto geringer das zu steuernde Risiko.

5. Der italienische Rahmen

In Italien gilt neben der DSGVO und dem Datenschutzgesetzbuch (Gesetzesdekret 196/2003) ein nationales Gesetz über künstliche Intelligenz (Gesetz Nr. 132 vom 23. September 2025). Es ist mit dem AI Act abgestimmt und enthält besondere Bestimmungen unter anderem für freie Berufe, Gesundheitswesen und öffentliche Verwaltung. Die italienische Datenschutzbehörde (Garante per la protezione dei dati personali) befasst sich seit Langem mit generativer KI, mit Entscheidungen und Hinweisen für Anbieter wie Nutzer.

Für verkammerte Berufe gelten zudem die Berufsregeln zu Vertraulichkeit und Berufsgeheimnis, die die Minimierung der mit externen Diensten geteilten Daten nicht nur zur guten Praxis, sondern zur Pflicht machen.

6. Checkliste für den konformen Einsatz von KI

Tatsächliche Nutzung erfassen. Welche KI-Werkzeuge die Beschäftigten nutzen, für welche Dokumente, mit welchen Konten.
Interne Richtlinie festlegen zur KI-Nutzung: zugelassene Werkzeuge, verbotene Daten, wer genehmigt.
Personal schulen (KI-Kompetenz, Art. 4 AI Act): Grenzen der Modelle, Risiken, richtige Nutzung.
Daten minimieren vor jeder Nutzung: Dokumente am Arbeitsplatz anonymisieren oder pseudonymisieren, bevor sie den KI-Dienst erreichen.
Anbieter bewerten: Vertrag nach Art. 28, Ort der Verarbeitung, Speicherung der Daten, Nutzung zum Training.
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten aktualisieren und bei hohem Risiko eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen (Art. 35).
Menschliche Aufsicht beibehalten: KI-Antworten immer prüfen, bevor sie verwendet werden.
Dokumentieren Sie die getroffenen Maßnahmen, um die Einhaltung nachweisen zu können (Art. 5 Abs. 2).

Punkt 4, ohne dass Dokumente das Haus verlassen

AnonyAI erkennt und ersetzt Namen, Steuernummern, IBAN, Adressen und andere personenbezogene Daten in PDF- und Word-Dokumenten, vollständig am Arbeitsplatz und auch ohne Internet. Die KI erhält nur Platzhalter; die Zuordnung zur Wiederherstellung bleibt verschlüsselt auf Ihrem Computer.

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7. Häufige Fragen

Darf ich ChatGPT oder Copilot mit Dokumenten nutzen, die personenbezogene Daten enthalten?

Es gibt kein generelles Verbot, aber der Verantwortliche braucht eine Rechtsgrundlage, muss Anbieter und Übermittlungen bewerten, die Betroffenen informieren und die Datenminimierung beachten. Der einfachste Weg, das Risiko zu senken: keine personenbezogenen Daten senden, also das Dokument vor der KI-Nutzung anonymisieren oder pseudonymisieren.

Unterliegt ein pseudonymisiertes Dokument weiterhin der DSGVO?

Ja. Solange die Informationen existieren, mit denen sich Platzhalter wieder Personen zuordnen lassen, bleiben die Daten personenbezogen. Die Pseudonymisierung senkt das Risiko jedoch erheblich, und der KI-Anbieter erhält keine identifizierenden Daten.

Verbietet der AI Act, KI auf personenbezogene Daten anzuwenden?

Nein. Der AI Act regelt KI-Systeme nach ihrem Risiko und verbietet nur bestimmte Praktiken (Art. 5). Der Schutz personenbezogener Daten richtet sich weiterhin nach der DSGVO, die unverändert gilt.

Was bedeutet KI-Kompetenz?

Art. 4 AI Act verpflichtet Anbieter und Betreiber, Maßnahmen zu ergreifen, damit ihr Personal, das KI-Systeme nutzt, unter Berücksichtigung des Einsatzkontexts über ausreichende Kompetenzen verfügt. In der Praxis: Schulung und klare Regeln, wie und mit welchen Daten KI genutzt wird.

Reicht es, Namen zu schwärzen, um ein Dokument zu anonymisieren?

Nicht immer. Auch Steuernummern, Adressen, Telefonnummern, Datumsangaben und Kombinationen von Details können eine Person identifizieren. Nötig sind eine systematische Erkennung der verschiedenen Datenarten und eine menschliche Prüfung des Ergebnisses.

8. Offizielle Quellen

Dieser Leitfaden dient der Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Zur Bewertung einer konkreten Verarbeitung wenden Sie sich an Ihren Datenschutzbeauftragten oder eine Fachperson.