GDPR e AI Act: come usare l'intelligenza artificiale con documenti che contengono dati personali
Cosa dicono le regole europee quando uno studio o un'azienda usa ChatGPT, Copilot, Gemini o altri assistenti di IA su contratti, referti, pratiche e documenti del personale. E quali misure concrete riducono il rischio.
- Incollare in un'IA un documento con dati personali è un trattamento ai sensi del GDPR, e spesso una comunicazione a un fornitore esterno.
- L'AI Act non sostituisce il GDPR: si aggiunge. Per chi usa l'IA in azienda, l'obbligo già in vigore per tutti è l'alfabetizzazione in materia di IA del personale.
- La misura più efficace è la minimizzazione: togliere i dati personali prima che il testo arrivi al modello, con anonimizzazione o pseudonimizzazione.
- Un documento pseudonimizzato resta un dato personale; uno davvero anonimo esce dall'ambito del GDPR.
1. Usare l'IA su un documento è un trattamento di dati personali
Per il Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) è «trattamento» qualsiasi operazione compiuta su dati personali, compresa la loro consultazione, comunicazione o messa a disposizione (art. 4, par. 2). Quando un collaboratore incolla in un assistente di IA una bozza di contratto con nome, codice fiscale e IBAN del cliente, l'organizzazione sta trattando quei dati, e li sta comunicando al fornitore del servizio.
Da qui discendono domande precise, che il titolare del trattamento deve saper affrontare:
- Base giuridica (art. 6) e, per le categorie particolari come i dati sanitari, una condizione dell'art. 9.
- Ruolo del fornitore: responsabile del trattamento con un contratto conforme all'art. 28, oppure titolare autonomo che può usare i dati per finalità proprie.
- Trasferimenti extra-UE (capo V): molti servizi di IA elaborano i dati fuori dallo Spazio economico europeo.
- Trasparenza verso gli interessati (artt. 13 e 14) e tempi di conservazione dei prompt e delle risposte.
- Segreto professionale: per avvocati, notai, commercialisti e personale sanitario, un obbligo che si somma al GDPR.
2. I rischi concreti per un'organizzazione
Il rischio principale non è teorico: è l'uso quotidiano, spesso non autorizzato, di strumenti di IA gratuiti o personali da parte dei dipendenti. Senza regole, i dati personali escono dall'organizzazione in modo invisibile e non tracciato.
Perdita di controllo
Una volta inviato, un prompt non si ritira. Il testo può essere conservato, esaminato dal fornitore o usato per migliorare i modelli, a seconda del servizio e delle impostazioni.
Violazioni e sanzioni
Un trattamento senza base giuridica o senza garanzie adeguate espone alle sanzioni amministrative previste dall'art. 83 GDPR e a contestazioni da parte di clienti e interessati.
Danno reputazionale
Per uno studio professionale, la notizia che i documenti dei clienti sono finiti in un servizio di IA esterno può valere più di qualsiasi sanzione.
Divieti controproducenti
Vietare l'IA spesso sposta solo il problema su dispositivi personali. Rendere l'uso sicuro è più efficace che proibirlo.
3. Anonimizzazione e pseudonimizzazione: la differenza che conta
I due termini vengono spesso confusi, anche dai fornitori. Per il GDPR hanno conseguenze molto diverse.
| Pseudonimizzazione | Anonimizzazione | |
|---|---|---|
| Definizione | I dati non possono più essere attribuiti a una persona senza informazioni aggiuntive, conservate separatamente e protette (art. 4, par. 5) | I dati non si riferiscono più a una persona identificata o identificabile, tenendo conto dei mezzi ragionevolmente utilizzabili (considerando 26) |
| Il GDPR si applica? | Sì: sono ancora dati personali | No: i dati anonimi escono dall'ambito del Regolamento |
| Reversibile? | Sì, con la chiave di corrispondenza | No |
| Esempio | «Mario Rossi» diventa [PERSONA_001] e la corrispondenza è conservata in una mappa cifrata | Come a sinistra, ma la mappa viene distrutta e il resto del testo non permette di risalire alla persona |
La pseudonimizzazione non fa uscire dal GDPR, ma è espressamente indicata dal Regolamento come misura di protezione fin dalla progettazione (art. 25) e di sicurezza del trattamento (art. 32). Il Comitato europeo per la protezione dei dati (EDPB) le ha dedicato linee guida specifiche nel 2025 (Linee guida 01/2025 sulla pseudonimizzazione).
Per l'uso dell'IA il vantaggio è pratico: il modello riceve un testo in cui le persone sono sostituite da segnaposto coerenti, quindi può ancora ragionare su chi ha fatto cosa, ma il fornitore non riceve nomi, codici fiscali, IBAN o indirizzi. Quando serve, la risposta può essere ricollegata ai dati reali sulla postazione di chi lavora.
4. Cosa chiede l'AI Act a chi usa l'IA
Il Regolamento (UE) 2024/1689, noto come AI Act, è entrato in vigore il 1° agosto 2024 e si applica per fasi. Classifica i sistemi di IA in base al rischio e distingue tra fornitori, che sviluppano i sistemi, e deployer, cioè le organizzazioni che li usano nella propria attività. Uno studio o un'azienda che usa un assistente di IA per lavoro è, di regola, un deployer.
| Dal | Cosa si applica | Rilevanza per chi usa l'IA |
|---|---|---|
| 2 febbraio 2025 | Pratiche vietate (art. 5) e alfabetizzazione in materia di IA (art. 4) | Il personale che usa l'IA deve avere competenze adeguate: formazione e regole interne |
| 2 agosto 2025 | Obblighi per i fornitori di modelli di IA per finalità generali e sistema sanzionatorio | Maggiore trasparenza dei fornitori dei grandi modelli |
| 2 agosto 2026 | Gran parte delle restanti disposizioni, tra cui obblighi di trasparenza (art. 50) e regole per i sistemi ad alto rischio dell'allegato III | Obblighi specifici per chi usa sistemi ad alto rischio, per esempio in ambito lavoro, credito o servizi essenziali |
| 2 agosto 2027 | Sistemi ad alto rischio integrati in prodotti regolamentati (allegato I) | Rilevante soprattutto per i produttori |
Le istituzioni europee hanno discusso modifiche al calendario di alcune scadenze, in particolare per i sistemi ad alto rischio. Verifica sempre lo stato aggiornato sulle fonti ufficiali indicate in fondo alla pagina.
Due punti sono spesso fraintesi:
- L'AI Act non sostituisce il GDPR. Il Regolamento stesso precisa che la normativa sulla protezione dei dati personali continua ad applicarsi (art. 2, par. 7). Chi usa l'IA con dati personali deve rispettare entrambi.
- Usare un assistente generico non è di per sé «alto rischio». Il livello di rischio dipende dalla finalità d'uso: lo stesso strumento può essere a basso rischio per riassumere un contratto e rientrare in una categoria regolamentata se usato, per esempio, per selezionare candidati.
Per i deployer di sistemi ad alto rischio, l'AI Act prevede tra l'altro la sorveglianza umana, il controllo dei dati di input sotto il proprio controllo e l'uso delle informazioni del fornitore per la valutazione d'impatto sulla protezione dei dati (art. 26). La logica è la stessa del GDPR: meno dati personali entrano nel sistema, minore è il rischio da governare.
5. Il quadro italiano
In Italia, oltre al GDPR e al Codice in materia di protezione dei dati personali (D.Lgs. 196/2003), è intervenuta la legge nazionale sull'intelligenza artificiale (Legge 23 settembre 2025, n. 132), che si coordina con l'AI Act e contiene disposizioni specifiche, tra l'altro, per le professioni intellettuali, la sanità e la pubblica amministrazione. Il Garante per la protezione dei dati personali è da tempo attivo sul tema dell'IA generativa, con provvedimenti e indicazioni rivolti sia ai fornitori sia agli utilizzatori.
Per le professioni ordinistiche valgono inoltre le regole deontologiche su riservatezza e segreto professionale, che rendono la minimizzazione dei dati condivisi con servizi esterni non solo una buona pratica, ma un dovere.
6. Checklist per usare l'IA in modo conforme
- Mappa l'uso reale. Quali strumenti di IA usano i collaboratori, per quali documenti, con quali account.
- Adotta una policy interna sull'uso dell'IA: strumenti ammessi, dati vietati, chi autorizza.
- Forma il personale (alfabetizzazione in materia di IA, art. 4 AI Act): limiti dei modelli, rischi, uso corretto.
- Minimizza i dati prima di ogni utilizzo: anonimizza o pseudonimizza i documenti sulla postazione, prima che arrivino al servizio di IA.
- Valuta il fornitore: contratto ai sensi dell'art. 28, luogo di elaborazione, conservazione dei dati, uso per l'addestramento.
- Aggiorna il registro dei trattamenti e, se il trattamento presenta rischi elevati, svolgi una valutazione d'impatto (art. 35).
- Mantieni la supervisione umana: verifica sempre le risposte dell'IA prima di usarle.
- Documenta le misure adottate, per poter dimostrare la conformità (art. 5, par. 2).
Il punto 4, senza far uscire i documenti
AnonyAI individua e sostituisce nomi, codici fiscali, IBAN, indirizzi e altri dati personali nei PDF e nei documenti Word, interamente sulla postazione e anche senza Internet. L'IA riceve solo segnaposto; la mappa per ripristinare i dati resta cifrata sul tuo computer.
7. Domande frequenti
Posso usare ChatGPT o Copilot con documenti che contengono dati personali?
Non esiste un divieto generale, ma il titolare deve avere una base giuridica, valutare il fornitore e i trasferimenti, informare gli interessati e rispettare la minimizzazione. La via più semplice per ridurre il rischio è non inviare dati personali: anonimizzare o pseudonimizzare il documento prima di usarlo con l'IA.
Un documento pseudonimizzato è ancora soggetto al GDPR?
Sì. Finché esiste l'informazione che permette di ricollegare i segnaposto alle persone, i dati restano personali. La pseudonimizzazione riduce però in modo significativo il rischio e il fornitore del servizio di IA non riceve i dati identificativi.
L'AI Act vieta di usare l'IA sui dati personali?
No. L'AI Act regola i sistemi di IA in base al rischio e vieta solo alcune pratiche specifiche (art. 5). La protezione dei dati personali resta disciplinata dal GDPR, che continua ad applicarsi.
Cosa significa alfabetizzazione in materia di IA?
L'art. 4 dell'AI Act chiede a fornitori e deployer di adottare misure per garantire che il personale che usa sistemi di IA abbia un livello sufficiente di competenze, tenendo conto del contesto d'uso. In pratica: formazione e regole chiare su come e con quali dati usare l'IA.
Basta oscurare i nomi per rendere anonimo un documento?
Non sempre. Anche codici fiscali, indirizzi, numeri di telefono, date e combinazioni di dettagli possono identificare una persona. Serve un rilevamento sistematico dei diversi tipi di dato e una revisione umana del risultato.
8. Fonti ufficiali
- Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), EUR-Lex
- Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act), EUR-Lex
- Comitato europeo per la protezione dei dati (EDPB): linee guida e pareri
- Garante per la protezione dei dati personali
- Commissione europea: quadro normativo sull'IA
Questa guida ha carattere informativo e non costituisce consulenza legale. Per valutare un trattamento specifico rivolgiti al tuo DPO o a un professionista.